Стане незамінним помічником: як ефективно використовувати ChatGPT в Excel — три способи
Поділитися
Незамінний інструмент для роботи з великими масивами даних — Excel. Проте інколи можуть виникати проблеми зі створенням формул чи пошуком. ChatGPT може допомогти подолати ці проблеми.
Як ефективно використовувати чат-бот в Excel, розповіли спеціалісти порталу Мakeuseof.
Як можна використовувати ChatGPT в Excel
Штучний інтелект можна застосовувати в Excel для:
- створення формул;
- створення макросів;
- аналізу та візуалізації даних за допомогою таких інструментів, як Charts і Data Analysis Toolpak;
- отримання допомоги з будь-якими помилками чи проблемами в електронній таблиці;
- отримання відповіді в режимі реального часу;
- отримання допомоги щодо автоматизації надсилання електронних листів;
- вивчання нових функцій.
Загалом, якщо використовувати чат-бот правильно, це може допомогти вам максимально збільшити продуктивність Excel і подолати будь-які страхи щодо електронних таблиць, які у вас можуть виникнути.
Як використовувати ChatGPT для створення або пошуку формул в Excel
Ви можете попросити чат-бота запропонувати формули на основі поточних завдань або отримати вказівки щодо формули, яка у вас уже є.
Ось кілька кроків, які вам необхідно буде виконати:
- відкрийте в Excel ту комірку, в яку ви хочете ввести формулу;
- поясніть ChatGPT, яку формулу ви хочете створити. Наприклад, "Я хочу обчислити суму двох чисел у комірках A1 та B1";
- Чат-бот надасть вам формулу. Наприклад, "=SUM(A1,B1)";
- скопіюйте формулу, яку вам надав ШІ;
- вставте скопійовану формулу в комірку Excel;
- натисніть клавішу Enter, щоб обчислити формулу.
Просячи ChatGPT створити для вас формули, пам’ятайте про кілька речей:
- ChatGPT не зможе інтерактивно працювати з Excel. Вам потрібно буде вручну скопіювати та вставити формулу, яку вам надасть чат-бот;
- чим більше інформації ви надасте, тим краще;
- переконайтеся, що ваші інструкції чіткі та конкретні;
- якщо електронна таблиця не надто довга, ви можете скопіювати її вміст і надати чат-боту для більш точної відповіді;
- ще раз перевірте форматування та синтаксис формул, створених ChatGPT. Якщо будь-яке з них є неправильним, Excel поверне повідомлення про помилку;
- завжди повторно перевіряйте результати, щоб переконатися в точності.
Як використовувати ChatGPT для створення макросів
Макроси — це набір інструкцій, які вказують Excel виконувати певні завдання в певному порядку. За допомогою них можна записувати певний набір дій, а потім виконувати їх одним клацанням миші без необхідності щоразу писати код вручну.
ChatGPT може полегшити процес створення макросів, надаючи корисні вказівки та поради.
Розберемо, як це зробити на прикладі:
1. Є таблиця даних про продажі з такими стовпцями:
- Ім'я працівника
- Регіон
- Квартал
- Загальний обсяг продажів
2. Необхідно створити фільтр, який буде відображати загальні продажі, здійснені за перший квартал для Північного регіону.
ChatGPT отримав опис і створив макрос, як показано нижче:
3. Коли у вас є необхідний макрос, спробуйте його використати та запустити:
- натисніть клавіші Alt + F11 на клавіатурі, щоб відкрити редактор Visual Basic;
- у наступному вікні перейдіть до пункту "Вставити" > "Модуль".
- введіть код, який ви скопіювали з ChatGPT раніше;
- закрийте діалогове вікно та натисніть "Файл" > "Зберегти як";
- розгорніть спадне меню "Зберегти як тип" і виберіть "Книга Excel із підтримкою макросів";
- натисніть "Зберегти", щоб зберегти файл макросу.
- поверніться до робочого аркуша та перейдіть на вкладку "Розробник";
- клацніть Макроси та виберіть зі списку FilterData.
- нарешті натисніть "Виконати".
Тепер цей макрос фільтруватиме ваші дані, щоб відображати лише продажі для цільового регіону.
Як використовувати ChatGPT для автоматизації надсилання електронних листів
Під час керування великою командою автоматизація таких завдань, як надсилання електронних листів, може стати порятунком. Excel пропонує різні методи автоматизації надсилання електронних листів, що особливо корисно, коли ви регулярно надсилаєте групі людей із подібними даними. Використання ChatGPT може ще більше оптимізувати процес автоматизації електронної пошти для досягнення максимальної ефективності.
Найпростіший спосіб зробити це, попросити чат-бот створити відповідний макрос VBA. Цей метод дуже схожий на кроки, які ми вже описали вище. Давайте швидко розглянемо приклад.
"Припустімо, що у нас є список електронних адрес для вищого керівництва нашої фірми, і нам потрібно надіслати їм звіт про доходи за перший квартал електронною поштою. Ось як ми попросимо ChatGPT створити макрос VBA".
Отримавши макрос, ми збережемо модуль і запустимо його, виконавши кроки, описані вище.
Нагадаємо, ми писали, як створити презентацію за допомогою ChatGPT. Чат-бот може також надати рекомендації, як запобігти ключовим помилкам.
А також як використовувати штучний інтелект, щоб вивчити іноземну мову. Чат-бот може стати незамінним помічником.
Читайте Новини.LIVE!
